L’avvento e l’importanza del “meeting (riunione) online” negli studi e sul lavoro
La video-chiamata, introdotta con il famoso software “Skype” già nel 2003, ha consentito per la prima volta di vedere la persona con cui si parlava per via telematica, ovvero di usare un computer, inizialmente, od un telefono, dopo l’avvento dello smartphone, per fare una chiacchierata con un amico o parente vedendosi oltre che ascoltandosi.
Negli anni molte soluzioni hanno incrementato la qualità ed i tipi di video-chiamate che si possono effettuare, fino all’introduzione di piattaforme come “FaceTime”, “Zoom” e da ultimo “MS Teams”. Quest’ultimo consente di creare un ambiente virtuale simile ad una aula scolastica, con tanto di lavagna bianca interattiva, chat incorporata e permette di sfruttare l’utilissimo screen-sharing (condivisione dello schermo) per mostrare alle altre persone connesse al meeting contenuti quali video, immagini e tabelle in diretta.
Lo scatenarsi della pandemia da covid-19 ha forzato la mano di moltissime persone, specialmente docenti, insegnanti e studenti a familiarizzare con i software di video-chiamata di gruppo, che presto sono diventati il sostituto delle classi e delle sale riunioni, come nel caso della famosa didattica a distanza (DAD).
Ad oggi, l’uso del meeting online a livello scolastico, universitario e professionale si sostituisce spesso alle lezioni e riunioni in presenza, anche quando gli obblighi dettati dalla pandemia vengono meno. Ma come mai questi strumenti che sembravano un’alternativa triste e riduttiva rispetto all’incontro di persona non stanno venendo messi in disuso anche se la pandemia recede?
L’efficacia del meeting online
Checche se ne dica, la comodità di collegarsi ad una lezione o di partecipare ad una riunione ufficiale da casa propria, senza dover affrontare un viaggio in auto o mezzo pubblico è innegabile.
Quante volte ci siamo preparati cinque minuti prima del meeting online (ammesso che la nostra presenza in video fosse richiesta), indossando magari un maglione o una camicia ‘buona’ e ci siamo tranquillamente seduti al computer senza timore di fare magre figure o di arrivare in ritardo? Quanto ci si rilassa a sapere di non dover stare seduti su banchi e sedie scomodi, magari in una stanza un po’ fredda o calda, mentre stiamo seduti su una comoda poltrona da studio a casa partecipando alla nostra lezione o riunione?
Ma l’efficacia e l’utilità dei meeting online va ben oltre questo. Per un’azienda, organizzare una riunione con accesso sia in presenza che online consente di avere presenti anche impiegati in trasferta, oppure di far partecipare partners dall’estero.
Se parliamo di didattica a distanza, ammesso che esistono delle limitazioni, specialmente per l’impossibilità di svolgere laboratori e sessioni pratiche, rimane il fatto che grazie alla DAD, anche uno studente malato od infortunato, può seguire la classe e non rimanere indietro sul programma.
Mi permetto di fare un’ultima osservazione. Siamo sempre più coscienti del cambiamento climatico in corso e delle sue cause. Avete mai pensato che partecipando ad un meeting, lezione, o altro senza muovervi da casa la vostra impronta in termini di emissioni di CO2 scende enormemente? Infatti, non state usando l’auto, il treno, il bus, quindi l’unica emissione di anidride carbonica legata al vostro meeting è quella eventualmente dovuta alla produzione della corrente elettrica che fa funzionare il vostro computer o per caricare la batteria dello smartphone.
Personalmente, ogni qualvolta possibile, preferisco un meeting online con il mio commercialista, avvocato, sviluppatore web, etc. proprio per quest’ultima ragione.
Non dimenticare: Una riunione, un esame, un colloquio online ha regole precise!
Anche una semplice video-chiamata con un amico ha delle regole minime di buona creanza. Sappiamo bene quanto sia fastidioso vedere la persona con cui stiamo parlando in video guardare il proprio cellulare o comunque distogliere la sua attenzione da noi.
Le cose si fanno più serie, se partecipiamo ad un meeting online formale. Talora chi organizza il meeting online fornisce una serie di istruzioni (per esempio allegandole alla email usata per invitare i partecipanti al meeting), definite anche regole di ingaggio od etichetta da seguire. In generale possiamo creare un nostro vademecum di regole di base: mettere il nostro microfono su muto (a meno che non si stia facendo una domanda), abbassare la mano virtuale dopo aver fatto una domanda, non far suonare il cellulare, non distogliere lo sguardo da chi parla, evitare rumori molesti.
