La chiave del successo negli studi e nel lavoro è sicuramente incrementare la nostra produttività. Essere produttivi significa utilizzare la giornata nel modo giusto. Evitare di rincorrere un elenco infinto di cose da fare, che si propinano a noi in modo più o meno casuale. Vuol dire anche non rinviare per giorni/settimane gli stessi compiti da assolvere.
Ma trascorrere una giornata produttiva significa anche arrivare a sera e sentirsi appagati nell’aver raggiunto (e completato) tanti obiettivi!
Come mentore e come tutor insegno ad aumentare la produttività in modo progressivo. Seguo queste semplici regole, che mi hanno permesso di avere successo e che hanno aiutato tanti miei mentees e tutees.
Addio ‘lista del giorno’
Penso che avrete già sentito parlare di ‘to do list’, un inglesismo che indica un elenco di
cose da fare nella giornata/settimana o persino mese.
Può sembrare utile fare una breve lista di compiti da assolvere, ma spesso non riusciamo a completarla nel tempo prefissato, quasi mai nell’arco di un giorno. Ciò non aiuta la produttività.
È normale che, quando scriviamo una lista di cose da fare, spesso mescoliamo lavoro, scuola, casa, etc. Non riuscire a ‘spuntare’ tutta la lista ci demoralizza o ci rende insoddisfatti. Questa condizione non incrementa la produttività giornaliera, anzi crea ansia e ci toglie energia.
Se vogliamo che ogni giornata sia produttiva è meglio fissare alcuni semplici obiettivi a medio termine (come vedremo oltre in questo articolo).
Attenzione: non confondete ‘to do list’ con ‘reminders’ – questi ultimi sono dei ‘memento’ (spesso post-it) per ricordare qualcosa nel breve periodo (es. porta passaporto e biglietti aereo). I ‘reminders’ sono molto utili, alleggerisco la memoria temporanea!
Elenchi: No – Calendario: Sì!
Scrivevo sopra che la lista ‘impossibile’ di compiti per la giornata (magari scritta la sera prima) non aiuta ad essere produttivi. Al contrario programmare a medio-lungo termine usando il calendario è una scelta vincente.
Creiamo un calendario fisico o virtuale (digitale) dove indichiamo inizio e ‘scadenza’ di ogni attività che dobbiamo svolgere. Limitiamoci alle attività non di routine (non serve scrivere ogni due giorni “1 ora di fitness”).
Indichiamo solo gli obiettivi di lavoro e/o studio e quelli personali su cui possiamo iniziare a lavorare e concluderli in un tempo prevedibile.
La soddisfazione di spuntare uno dopo l’altro questi ‘tasks’ ci motiva ad essere produttivi. Avendo compiti precisi e fattibili (non carichiamo troppo un singolo giorno) riusciamo a sfruttare tutte le ore della giornata.
Il mattino ha l’oro in bocca – davvero!
Gli inglesi dicono che le persone si dividono in ‘morning birds’ e ‘night owls’. Ovvero c’è chi preferisce essere attivo già dalla mattina presto e chi sceglie le ore notturne per il lavoro extra.
Spiacente per i ‘night owls’ ma leggendo le biografie di persone di successo (e super-produttive) in tutti i campi (musica, politica, business, accademia), sono tutti ‘morning birds’. Tutti questi personaggi (e la psichiatria) sono ferrei nel dire che la prime ore del mattino rendono due volte più del resto della giornata.
Ci sono dei bioritmi che non possiamo cambiare, non importa che abitudini abbiamo. Al mattino, dopo il sonno, il cervello è più recettivo e può usare il 100% del suo potenziale. Siamo più produttivi.
Ma c’è anche una componente tecnica. Al mattino abbiamo tutta la giornata davanti e possiamo partire con un riepilogo dei compiti quotidiani (presi dal calendario!) – alla sera no.
Come mentore consiglio: iniziate la giornata con 1-2 ore dedicate agli obiettivi chiave – non importa quanto altro c’è da fare. Se riuscite cominciate con 15-30 minuti di esercizio fisico (potenzia la concentrazione). Così massimizzerete la vostra produttività.
L’importanza delle pause
Ci sono tre ‘ordini’ di pause indispensabili per essere produttivi.
Durante la giornata il carico di lavoro si accumula. Per massimizzarlo consentiamo al corpo e soprattutto alla mente di staccare per alcuni minuti. Se finiamo un’attività in un tempo ragionevole (1 ora, massimo 70-80 minuti), è il momento di una micro-pausa da 5 minuti. Non guardate lo smartphone nella pausa, perché stanca anziché rilassare la mente.
Ad un certo punto del pomeriggio o della sera (dipende da che tipo di lavoro/studio abbiamo svolto) raggiungiamo il massimo di produttività. Intendo dire che siamo stati produttivi al massimo del nostro potenziale per il massimo numero di ore sostenibile. Dobbiamo avere il la furbizia di dire “ok stop per oggi”. Inseriamo dunque una macro-pausa fino al mattino successivo.
Dopo molte settimane di duro lavoro/studio il corpo e la mente ci chiedono di ‘staccare’. Consentiamoci una pausa più ‘robusta’. Ovvero uno stacco di 2-3 giorni, magari sfruttando le festività. Andiamo in vacanza, o comunque occupiamoci dei nostri passatempo. Dopo la pausa saremo molto più produttivi che nei giorni precedenti.
Attenzione: Non cedere alla tentazione “guardo solo un attimo le mail di lavoro”, perché spesso un attimo diventa un’ora o più.
Prendete nota
L’articolo che precede questo tratta di ‘sottolineare ed annotare’
(https://giuliosolferino.com/sottolineare-e-annotare-il-libro-di-testo/). Lì dicevo di non farsi scappare un pensiero o soluzione di un problema che viene in mente mentre leggiamo un testo didattico.
Meglio ancora sarebbe portare sempre con sé un’agendina o lo smartphone per creare una nota di un pensiero, un’idea o un nuovo obiettivo che ci viene in mente.
Tutte le persone produttive confermano di aver trovato la soluzione ha problemi che ponderavano da giorni in un momento di relax. Subito la annotavano, evitavano di dimenticarla.
‘Mens sana (e produttiva!) in corpore sano’
Lo spiegavo già in diversi altri post e nel mio corso ‘Il Metodo di Studio’
(https://giuliosolferino.com/courses/metodo-di-studio/). Non possiamo maltrattare il nostro corpo ed aspettarci di massimizzare concentrazione e produttività.
Come mentore consiglio una routine regolare, alzarsi/andare a dormire sempre alla stessa ora, fare dei pasti nutrienti e fare delle pause veramente rilassanti (vedi sopra).
Non sono un nutrizionista e non voglio dare consigli incompleti. Tuttavia mi sento di raccomandare a tutti di valutare bene come vi nutrite (quando mangiare di più e di meno, etc.). Attenzione anche a cosa mangiate. Esempio: una carenza di zuccheri (siete a dieta?) riduce l’attività celebrale. Se il cervello funziona su ritmi più lenti, addio produttività.
Non investire tempo in cose inutili.
Beh, sembra ovvio, non credete? Eppure ci sono dei tranelli insidiosi in cui cadiamo quasi tutti (me compreso). Vi siete mai trovati in coda (ferma) in auto oppure in un mezzo pubblico (metro, tram) a leggere messaggi/email di lavoro/studio? Poi però dovete rimandare e rileggere tutto perché li per li non potevate risolvere la questione.
Avete investito due volte il tempo (e lo sforzo) di leggere e processare quelle email e/o messaggi. Poco produttivo!
Occupatevi di assolvere alla lettura di questi messaggi/email quando siete in condizione di: leggere, riflettere, risolvere/rispondere per intero.
Per altro, mandare una risposta tipo “letto, ci penso dopo” raramente da un aiuto concreto a chi ci scrive.
Aggiunte
Consentitemi di menzionare un’altra parte importante del mio corso ‘Il Metodo di Studio’ (https://giuliosolferino.com/courses/metodo-di-studio/).
Una regola generica per incrementare la nostra produttività è non procrastinare ed evitare distrazioni. Se volete sapere come fare, vi invito a lasciare un commento!
Ora cuscinetto
Nei limiti del possibile: Cercate di lasciare sempre un’ora libera nel giorno. Se nulla di imponderabile si presenta, allora possiamo usarla per sviluppare abilità o conoscenze (anticipando i nostri programmi).
Se invece sopravviene un impegno improvviso (es. email dal capo che dice “fai questo entro oggi”). L’ora cuscinetto ci aiuta a minimizzare l’impatto dell’imprevisto sulla nostra giornata produttiva.
Fissate un appuntamento con me: https://giuliosolferino.com/book-an-appointment/
Corso ‘Il Metodo di Studio’: https://giuliosolferino.com/courses/metodo-di-studio/
